Un compte rendu d’activité est nécessaire pour chaque année civile et consiste à établir un bilan sur l’année passée et les prévisions pour l’année future d’une structure organisationnelle.

Il est transmis à l’administration fiscale au plus tard le 31 mars de l’année suivante. Le compte rendu d’activité doit être accompagné des pièces justificatives permettant la vérification du respect des conditions prévues par les articles L. 511-1 et L. 512-1, ainsi que de celles qui sont nécessaires pour apprécier les résultats imposables (taux de marge brute).

Compte rendu d’activité : synthétiser les informations obligatoires en procès-verbaux

Les organisations et établissements publics locaux doivent publier un rapport annuel sur leur activité qui comprend :

1. Un bilan financier actualisant celui figurant dans le rapport présentant les comptes administratifs

2. Une analyse financière actualisée

3. Un tableau comparatif entre chiffres bruts et hors taxes

4. Le montant total des subventions versée

5. La liste complète de tout emprunt contracté

6. Le montant total de toute dette

7. La liste complète du personnel

8. Les modalités retenues pour assurer la transparence financière

9. Tous renseignements utiles permettant d’apprécier la situation patrimoniale

10. Des informations concernant les contrats passés.

Les documents relatifs aux opérations réalisées en France ou à l’exportation ne peuvent être produits qu’à partir du 1er janvier 2007. Les autres documents doivent être fournis depuis le début de l’année jusqu’au 31 décembre inclus, sauf si cette période est inférieure à un an, dans ce cas, ils doivent être fournis depuis la date d’immatriculation jusqu’au 31 décembre inclus. Les documents relatifs aux opérations réalisées en France où avec des personnes morales établies hors de France (y compris les sociétés mères et filiales) sont conservés par les entrepreneurs pour une durée minimale de 5 ans après que lesdites transactions ont été closes. Il convient de rédiger un procès-verbal qui fait alors office de compte-rendu de la séance, relatant le compte-rendu d’activités, les orientations budgétaires, les acquisitions de l’année écoulée, les actes administratifs et financiers ainsi que les réunions professionnelles et les événements marquants.

Comptes-rendus des séances après délibérations du conseil

Les conseils municipaux sont tenus de rédiger un compte rendu de la réunion par procès-verbal et un rapport d’activité pour retranscrire les informations essentielles aux garants et lecteurs concernés. La loi prévoit que les entreprises doivent conserver des registres tenus à jour et signés par le dirigeant ou son représentant légal, dans un lieu accessible aux agents du fisc. Ces registres contiennent notamment les éléments suivants : la date et le montant des opérations, le nom et l’adresse du client, la nature de la prestation fournie (achat, vente) ainsi que sa valeur estimée en euros au moment de l’opération.

La conservation des factures est obligatoire depuis 2005 pour toutes les personnes physiques ou morales exerçant une activité professionnelle commerciale ou artisanale. Les factures sont conservées pendant une durée de cinq ans à compter de la date d’émission. Les documents comptables (compte bancaire, relevés de banque) doivent être conservés pendant une durée de six ans à compter du 31 décembre suivant l’année au titre de laquelle ils ont été établis. La conservation des factures et des documents comptables est obligatoire pour les personnes physiques ou morales exerçant une activité professionnelle commerciale ou artisanale. Pour les entreprises soumises aux formalités fiscales simplifiées, le délai est porté à trois ans après la clôture du dernier exercice clos.

Réunion du conseil municipal en séance publique, comptes-rendus et rapports annuels

La séance du conseil municipal est le moment où l’ensemble des membres du conseil se réunissent pour délibérer sur les questions qui font l’objet d’une discussion et ce afin de prendre une décision commune. Un compte rendu exhaustif doit être fourni, il doit être succinct et relater les décisions prises. Cette séance peut être publique ou privée, cependant la plupart des séances sont publiques. Les règles relatives à la convocation et au fonctionnement de ces assemblées doivent être fixés par le règlement intérieur adoptée en même temps que le règlement général concernant les conditions d’exercice des mandats électifs (voir plus haut). Ainsi il n’est pas possible d’adopter un tel règlement sans avoir adopté celui-ci. Le Règlement Intérêt Général a pour objet de fixer certaines obligations auxquelles doit satisfaire chaque membre du Conseil Municipal, notamment celles relatives à sa participation aux travaux publics et à son obligation d’assister aux réunions ordinaires et extraordinaires tenues par le Conseil Municipal. Ce texte est souvent appelé « code moral » car il vise essentiellement à faire respecter certains principes moraux liés au comportement professionnel des élus locaux comme l’honnêteté, la probité, etc.

Lorsque ce type de texte existe, il ne peut être modifié qu’à condition que soient pris en compte les dispositions contenues dans le Code Éthique applicable aux collectivités locales. En effet, si ce code moral était contraire au droit positif, alors il serait illicite et donc inapplicable. Par exemple, on ne peut pas imposer un devoir absolu de transparence financière puisqu‘elle n ‘existe pas encore juridiquement. De même on ne peut pas interdire formellement toute personne ayant eu un casier judiciaire antérieurement condamnée pouvant entraîner une incompatibilité avec l’exercice du mandat électoral. Dans ce cas, elle sera considérée comme une inaptitude administrative non justifiable par rapport à son ancien casier judiciaire. Pour autant, cela signifiera simplement qu‘elle ne pourra obtenir ni remplacer un titulaire absent dont elle aura étudié attentivement la situation personnelle avant sa désignation.

Tout comme le compte rendu d’activité, le compte rendu du conseil d’administration d’un conseil communautaire constitue un rapport annuel sur les activités publiques. Ce compte rendu est annexé au budget primitif et aux autres documents budgétaires. Il contient les informations relatives à l’activité des organes délibérés, notamment : le nombre d’organes délibérés réunis, le nombre de séances ordinaires ou extraordinaires tenues par chaque organe, les règlements intérieurs applicables aux organes délibérés, la composition et le fonctionnement des commissions consultatives créées par une loi ou un règlement en application du code général des collectivités territoriales, ainsi que celles prises sur initiative locale, les modifications apportées à cette composition et ce fonctionnement depuis l’exercice précédent.